Bli leverantör till Umeå Energi

Här hittar du all information för dig som ska bli leverantör till Umeå Energi. Bland annat kan du ta del av information gällande våra upphandlingar, våra faktureringssätt samt vår uppförandekod.

Två personer utanför Smörasken, Umeå Energis lokal i centrala Umeå

Uppförandekod för våra leverantörer

Vår vision är att ge våra kunderna en enklare vardag och regionen en hållbar framtid och vi ställer därför krav i våra upphandlingar på att leverantörerna ska följa vår uppförandekod.

I vår uppförandekod kan du läsa vad vi förväntar oss av dig som leverantör inom:

  • Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor

  • Miljö

  • Affärsetik

  • Förpliktelse

Vi omfattas av lagen om offentlig upphandling

Ta del av våra upphandlingar i E-avrop

Vi omfattas av Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorn (LUF).

Vi publicerar alla upphandlingar som är över gränsen för direktupphandling. Vi strävar också efter att i möjligaste mån göra upphandlingar i konkurrens även för belopp under den gränsen.

För att ni som leverantör skall kunna ta del av våra upphandlingar krävs att ni går in och registrerar er via www.e-avrop.se. Där går det bland annat att söka upphandlingar samt prenumerera  på upphandlingar från oss.

Det är också i E-avrop som ni registrerar anbud samt får ställa och ta del av frågor/svar, tilldelningsbeslut med mera. 

Skicka faktura till Umeå Energi

Vi på Umeå Energi vill minska miljöpåverkan och effektivisera fakturahanteringen. Leverantörsfakturor ska i första hand skickas som elektronisk faktura (e-faktura) till oss. Vi kan ta emot fakturorna på flera sätt.

Umeå Energis medarbetare

E-faktura

Leverantörer till offentlig verksamhet ska enligt Lagen om elektroniska fakturor fakturera elektroniskt, det vill säga fakturan ska utfärdas, skickas och tas emot i ett format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. Elektronisk fakturering bidrar till ett säkrare och effektivare fakturaflöde. Observera att en PDF-faktura inte är elektronisk då den måste skrivas ut på papper och skannas in manuellt.

Om ni redan har en lösning för e-fakturor är det bara att börja fakturera oss. Om ni inte har en lösning för e-fakturor kan ni kostnadsfritt registrera 100 fakturor per år via vår fakturaportal.

Vi kan ta emot följande elektroniska fakturor:

Peppol

Detta är det alternativ vi rekommenderar.

Umeå Energi kan ta emot fakturor via nätverket Peppol. Ni hittar våra Peppol Id i tabellen nedan.
Vi rekommenderar att ni skickar era fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3.0.

E-faktura via VAN

Om ni inte kan e-fakturera via Peppol kan ni använda er VAN-tjänst. Umeå Energis samarbetspartner är InExchange. Ni hittar våra elektroniska adresser i tabellen nedan.
Kontakta er VAN-operatör om ni behöver hjälp att komma igång.

Umeå Energis fakturaportal

Här registrerar ni själva in företagets e-faktura. Anslutningen till fakturaportalen är gratis. Det är ett bra alternativ om ni skickar ett fåtal fakturor per månad och inte kan skicka enligt de andra alternativen.

Vill du veta mer om fakturaportalen eller behöver hjälp?

Läs mer i användarguiden för InExchange Web

BolagOrg. nr.GLNPeppol IdMomsreg. nr.
Umeå Energi AB556097-860273655609786060007:5560978602SE556097860201
Umeå Energi Elhandel AB556432-432473655643243240007:5564324324SE556432432401
Umeå Energi Elnät AB556086-822573655608682280007:5560868225SE556086822501
Umeå Energi Sol Vind & Vatten AB556649-312773655664931270007:5566493127SE556649312701
Umeå Energi Umenet AB556619-305773655661930580007:5566193057SE556619305701
En grupp medarbetare samlade vid en dator

Pappersfaktura

Under en övergångsperiod kommer vi att emot pappersfakturor. Ni bör dock se över era faktureringsrutiner då vi avser att helt övergå till elektroniska fakturor. Om ni inte berörs av lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling kan ni fortfarande skicka fakturor till följande gemensamma faktureringsadress:

Aktuellt bolagsnamn (se ovan)
Box 224
901 05 Umeå

Detta ska en faktura innehålla

Fakturamärkning

För att Umeå Energis fakturainläsningssystem ska fungera krävs att fakturorna märks korrekt. Vi använder oss av två olika märkningar, antingen behöver vi ett inköpsordernummer (ex A123456) eller referensnummer (ex 1234).

Om ni skickar era fakturor i det rekommenderade formatet Peppol BIS Billing 3.0 anges inköpsordernumret i taggen OrderReference och den fyrsiffriga referenskoden i taggen AccountingCustomerParty. Beroende på era inställningar och affärssystem kan det vara lite olika men oftast ska ordernumret läggas i fältet som brukar benämnas som ”ert ordernummer” och referensnumret ska läggas i fältet ”er referens”. Saknar ni referens – ta kontakt med beställaren på Umeå Energi.

Det är viktigt att endast fakturamärkningen anges i respektive fält, inga andra tecken får finnas med. Om ytterligare information ska lämnas kan ni skriva det i fakturatexten. Felaktigt märkta fakturor kan leda till sen betalning.

Obligatoriska uppgifter på faktura

  • Köpande bolags fullständiga namn

  • Betalningssätt - Bankgironummer eller bankkonto/IBAN

  • Fakturadatum

  • Fakturanummer

  • Förfallodatum

  • Fakturabelopp

  • Momsbelopp

  • Leverantörens organisationsnummer

  • VAT/momsregistreringsnummer

  • F-skattebevisnummer

  • Leverantörens företagsnamn och adress

  • Specifikation på radnivå vad fakturan avser och vad det kostat inkl. rabatter och påslag

  • Inköpsordernummer eller fakturamärke (ska anges av köparen i samband med beställning)

Fakturering av byggtjänster

Bolagen inom Umeå Energi koncern utför vissa byggtjänster och räknas därför som byggföretag. Därför ska byggtjänster faktureras med omvänd moms.

Vid fakturering av byggtjänster krävs följande uppgifter på fakturan:

  • Köparens momsregistreringsnummer

  • Uppgift om att omvänd betalningsskyldighet för moms gäller

Allmänna villkor

Korrekta fakturor betalas efter godkänd leverans och 30 dagar efter det att fakturan kommit köparen tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger köparen betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i ramavtalet mellan parterna gälla även för dem. Samfakturering (fakturor med mer än ett inköpsordernummer eller fakturamärke) godtas inte. Fakturor som inte märks enligt ovanstående uppgifter returneras i original för rättelse. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras. Vid försenad betalning har leverantören rätt till dröjsmålsränta i enlighet med svensk räntelagstiftning (Lag 1975:635).

Kontakta oss om du har några funderingar

Maila oss om ni har några frågor eller funderingar på brevlada.fakturor@umeaenergi.se. Vi återkommer med svar så snart som möjligt.

Om ni har tekniska frågor om e-fakturering, kontakta Inexchange på support@inexchange.se.