Bli leverantör till Umeå Energi
Här hittar du all information för dig som ska bli leverantör till Umeå Energi. Bland annat kan du ta del av information gällande våra upphandlingar, våra faktureringssätt samt vår uppförandekod.
Uppförandekod för våra leverantörer
Vår vision är att ge våra kunderna en enklare vardag och regionen en hållbar framtid och vi ställer därför krav i våra upphandlingar på att leverantörerna ska följa vår uppförandekod.
I vår uppförandekod kan du läsa vad vi förväntar oss av dig som leverantör inom:
Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor
Miljö
Affärsetik
Förpliktelse
Vi omfattas av lagen om offentlig upphandling
Ta del av våra upphandlingar i E-avrop
Vi omfattas av Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorn (LUF).
Vi publicerar alla upphandlingar som är över gränsen för direktupphandling. Vi strävar också efter att i möjligaste mån göra upphandlingar i konkurrens även för belopp under den gränsen.
För att ni som leverantör skall kunna ta del av våra upphandlingar krävs att ni går in och registrerar er via www.e-avrop.se. Där går det bland annat att söka upphandlingar samt prenumerera på upphandlingar från oss.
Det är också i E-avrop som ni registrerar anbud samt får ställa och ta del av frågor/svar, tilldelningsbeslut med mera.
Skicka faktura till Umeå Energi
Här kan du läsa om hur du som leverantör kan fakturera Umeå Energi och vilken information som behöver finnas med för att vi ska kunna hantera fakturan och betala er i tid.
Vi vill att alla fakturor skickas elektroniskt (E-fakturor). Det bidrar till ett säkrare, effektivare samt miljövänligare fakturaflöde.
E-faktura
Leverantörer till offentlig verksamhet ska enligt Lagen om elektroniska fakturor fakturera elektroniskt, det vill säga fakturan ska utfärdas, skickas och tas emot i ett format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. Kravet på e-fakturor gäller vid alla inköp, oavsett om det skett genom offentlig upphandling eller direktupphandling. Vi rekommenderar att fakturorna skickas i formatet Peppol Bis Billing 3 som är det godkända formatet enligt europeisk standard.
Observera att en PDF-faktura inte räknas som elektronisk då den måste skrivas ut på papper och skannas in manuellt.
Om ni redan har en lösning för e-fakturor är det bara att börja fakturera oss. Om ni inte har en lösning kan ni kostnadsfritt registrera 100 fakturor per år via vår fakturaportal.
Vi kan ta emot följande elektroniska fakturor:
Peppol
Detta är det alternativ vi rekommenderar.
Umeå Energi kan ta emot fakturor via nätverket Peppol. Ni hittar våra Peppol Id i tabellen nedan.
Vi rekommenderar att ni skickar era fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3.0.
E-faktura via VAN
Om ni inte kan e-fakturera via Peppol kan ni använda er VAN-tjänst. Umeå Energis samarbetspartner är InExchange. Ni hittar våra elektroniska adresser i tabellen nedan.
Kontakta er VAN-operatör om ni behöver hjälp att komma igång.
Umeå Energis fakturaportal
Här registrerar ni själva in företagets e-faktura. Anslutningen till fakturaportalen är gratis. Det är ett bra alternativ om ni skickar ett fåtal fakturor per månad och inte kan skicka enligt de andra alternativen.
Vill du veta mer om fakturaportalen eller behöver hjälp?
Läs mer i användarguiden för InExchange Web
| Bolag | Org. nr. | GLN | Peppol Id | Momsreg. nr. |
|---|---|---|---|---|
| Umeå Energi AB | 556097-8602 | 7365560978606 | 0007:5560978602 | SE556097860201 |
| Umeå Energi Elhandel AB | 556432-4324 | 7365564324324 | 0007:5564324324 | SE556432432401 |
| Umeå Energi Elnät AB | 556086-8225 | 7365560868228 | 0007:5560868225 | SE556086822501 |
| Umeå Energi Sol Vind & Vatten AB | 556649-3127 | 7365566493127 | 0007:5566493127 | SE556649312701 |
| Umeå Energi Umenet AB | 556619-3057 | 7365566193058 | 0007:5566193057 | SE556619305701 |
Påminnelser
Påminnelser skickas till:
Aktuellt bolagsnamn (se ovan)
Box 224
901 05 Umeå
Detta ska en faktura innehålla
Fakturamärkning
För att Umeå Energis fakturainläsningssystem ska fungera krävs att fakturorna märks korrekt. Vi använder oss av två olika märkningar, antingen behöver vi ett inköpsordernummer (ex A123456) eller referensnummer (ex 1234).
Om ni skickar era fakturor i det rekommenderade formatet Peppol BIS Billing 3.0 anges inköpsordernumret i taggen OrderReference och den fyrsiffriga referenskoden i taggen AccountingCustomerParty. Beroende på era inställningar och affärssystem kan det vara lite olika men oftast ska ordernumret läggas i fältet som brukar benämnas som ”ert ordernummer” och referensnumret ska läggas i fältet ”er referens”. Saknar ni referens – ta kontakt med beställaren på Umeå Energi.
Det är viktigt att endast fakturamärkningen anges i respektive fält, inga andra tecken får finnas med. Om ytterligare information ska lämnas kan ni skriva det i fakturatexten. Felaktigt märkta fakturor kan leda till sen betalning.
Obligatoriska uppgifter på faktura
Köpande bolags fullständiga namn
Betalningssätt - Bankgironummer eller bankkonto/IBAN
Fakturadatum
Fakturanummer
Förfallodatum
Fakturabelopp
Momsbelopp
Leverantörens organisationsnummer
VAT/momsregistreringsnummer
F-skattebevisnummer
Leverantörens företagsnamn och adress
Specifikation på radnivå vad fakturan avser och vad det kostat inkl. rabatter och påslag
Inköpsordernummer eller fakturamärke (ska anges av köparen i samband med beställning)
Fakturering av byggtjänster
Bolagen inom Umeå Energi koncern utför vissa byggtjänster och klassas därför som byggföretag. Därmed ska byggtjänster faktureras med omvänd moms.
Vid fakturering av byggtjänster krävs följande uppgifter på fakturan:
Köparens momsregistreringsnummer
Uppgift om att omvänd betalningsskyldighet för moms gäller
Allmänna villkor
Korrekta fakturor betalas efter godkänd leverans och 30 dagar efter det att fakturan kommit köparen tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger köparen betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i ramavtalet mellan parterna gälla även för dem. Samfakturering (fakturor med mer än ett inköpsordernummer eller fakturamärke) godtas inte. Om fakturan hänvisar till följesedel, rekvisition, kassakvitto eller annan specifikation måste den bifogas fakturan. Fakturor som inte märks enligt ovanstående uppgifter returneras i original för rättelse. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras. Vid försenad betalning har leverantören rätt till dröjsmålsränta i enlighet med svensk räntelagstiftning (Lag 1975:635).
Kontakta oss om du har några funderingar
Maila oss om ni har några frågor eller funderingar på brevlada.fakturor@umeaenergi.se. Vi återkommer med svar så snart som möjligt.
Om ni har tekniska frågor om e-fakturering, kontakta antingen er VAN-operatör, supporten för ert ekonomisystem eller Inexchange på: info@inexchange.se