Här kan du läsa om hur du som leverantör kan skicka fakturor till Umeå Energi. Vi vill minska vår miljöpåverkan och effektivisera fakturahanteringen, därför vill vi i första hand att leverantörsfakturor ska skickas som elektronisk faktura (e-faktura). Vi kan även ta emot fakturor via nätverket PEPPOL.
E-faktura
Leverantörer till offentlig verksamhet ska enligt lag fakturera elektroniskt, dvs fakturan ska utfärdas, skickas och tas emot i ett format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.
Elektronisk fakturering bidrar till ett säkrare och effektivare fakturaflöde och Umeå Energi vill att alla leverantörsfakturor ska komma in elektroniskt i första hand. Observera att en PDF-faktura inte är elektronisk då den måste skrivas ut på papper och skannas in manuellt.
Vad gäller för dig som leverantör till offentlig verksamhet hos myndigheten för digital förvaltning?
Läs mer om lagkravet för elektroniska fakturor
Hur går jag till väga för att skicka e-fakturor?
Om ni redan har en lösning för e-fakturor är det bara att börja skicka. Om ni inte har en lösning för e-fakturor kan ni kostnadsfritt registrera 100 fakturor per år via vår fakturaportal.
Umeå Energi kan ta emot följande elektroniska fakturor:
- PEPPOL (rekommenderas)
Umeå Energi kan ta emot fakturor via nätverket PEPPOL. Ni hittar våra PEPPOL ID i tabellen nedan.
Vi rekommenderar att ni skickar era fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3.0.
- E-faktura via VAN
Om ni inte kan e-fakturera via PEPPOL kan ni använda er VAN-tjänst. Umeå Energis samarbetspartner är InExchange. Ni hittar våra elektroniska adresser i tabellen nedan.
Kontakta er VAN-operatör om ni behöver hjälp att komma igång.
- Umeå Energis fakturaportal
Här registrerar ni själva in företagets e-faktura. Anslutningen till fakturaportalen är gratis. Det är ett bra alternativ om ni skickar ett fåtal fakturor per månad och inte kan skicka enligt de andra alternativen. Vill ni veta mer eller behöver hjälp med att komma igång? Här hittar ni all information om fakturaportalen.
| Bolag |
Org.nr |
GLN |
PEPPOL ID |
Momsreg.nr |
| Umeå Energi AB |
556097-8602 |
7365560978606 |
0007:5560978602 |
SE556097860201 |
| Umeå Energi Elhandel AB |
556432-4324 |
7365564324324 |
0007:5564324324 |
SE556432432401 |
| Umeå Energi Elnät AB |
556086-8225 |
7365560868228 |
0007:5560868225 |
SE556086822501 |
| Umeå Energi Sol Vind & Vatten AB |
556649-3127 |
7365566493127 |
0007:5566493127 |
SE556649312701 |
| Umeå Energi Umenet AB |
556619-3057 |
7365566193058 |
0007:5566193057 |
SE556619305701 |
Pappersfaktura
Under en övergångsperiod kommer vi att emot pappersfakturor. Ni bör dock se över era faktureringsrutiner då vi avser att helt övergå till elektroniska fakturor. Om ni inte berörs av lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling kan ni fortfarande skicka fakturor till följande gemensamma faktureringsadress:
Aktuellt bolagsnamn (se ovan)
Box 224
901 05 Umeå
Detta ska en faktura innehålla
Fakturamärkning
För att Umeå Energis fakturainläsningssystem ska fungera krävs att fakturorna märks korrekt.
Vi använder oss av två olika märkningar, antingen behöver vi ett inköpsordernummer (ex A123456) eller referensnummer (ex 1234). Om ni skickar era fakturor i det rekommenderade formatet Peppol BIS Billing 3.0 anges inköpsordernumret i taggen OrderReference och den fyrsiffriga referenskoden i taggen AccountingCustomerParty.
Beroende på era inställningar och affärssystem kan det vara lite olika men oftast ska ordernumret läggas i fältet som brukar benämnas som ”ert ordernummer” och referensnumret ska läggas i fältet ”er referens”.
Saknar ni referens – ta kontakt med beställaren på Umeå Energi.
Det är viktigt att endast fakturamärkningen anges i respektive fält, inga andra tecken får finnas med.
Om ytterligare information ska lämnas kan ni skriva det i fakturatexten.
Felaktigt märkta fakturor kan leda till sen betalning.
Obligatoriska uppgifter på faktura
- Köpande bolags fullständiga namn
- Betalningssätt - Bankgironummer eller bankkonto/IBAN
- Fakturadatum
- Fakturanummer
- Förfallodatum
- Fakturabelopp
- Momsbelopp
- Leverantörens organisationsnummer
- VAT/momsregistreringsnummer
- F-skattebevisnummer
- Leverantörens företagsnamn och adress
- Specifikation på radnivå vad fakturan avser och vad det kostat inkl. rabatter och påslag
- Inköpsordernummer eller fakturamärke (ska anges av köparen i samband med beställning)
Fakturering av byggtjänster
Bolagen inom Umeå Energi koncern utför vissa byggtjänster och räknas därför som byggföretag. Därför ska byggtjänster faktureras med omvänd moms.
Vid fakturering av byggtjänster krävs följande uppgifter på fakturan:
- Köparens momsregistreringsnummer
- Uppgift om att omvänd betalningsskyldighet för moms gäller
Allmänna villkor
Korrekta fakturor betalas efter godkänd leverans och 30 dagar efter det att fakturan kommit köparen tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger köparen betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i ramavtalet mellan parterna gälla även för dem.
Samfakturering (fakturor med mer än ett inköpsordernummer eller fakturamärke) godtas inte.
Fakturor som inte märks enligt ovanstående uppgifter returneras i original för rättelse.
Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras.
Vid försenad betalning har leverantören rätt till dröjsmålsränta i enlighet med svensk räntelagstiftning (Lag 1975:635).
Kontakta oss om du har några funderingar
Maila oss om ni har några frågor eller funderingar på brevlada.fakturor@umeaenergi.se.
Vi återkommer med svar så snart som möjligt.
Om ni har tekniska frågor om e-fakturering, kontakta Inexchange på support@inexchange.se.